Как вести учет рабочего времени

Учет фактически отработанного времени работниками — это обязанность работодателя, установленная ч. 4 ст. 91 ТК РФ.

В организациях применяются следующие виды учета:

1. поденный (учетный период составляет день);
2. недельный (учетный период составляет неделю, на протяжении которой соблюдается установленная законом максимальная продолжительность рабочего времени, но может меняться время работы в разные дни (смены));
3. суммированный (учетный период составляет месяц, квартал, но не более года). Может вводиться в связи с особым характером работы.

Допускается увеличение ежедневной работы (смены) или продолжительности рабочего времени за неделю, но соблюдается предельно допустимая норма рабочего времени за учетный период.

При любом виде учета необходимо соблюдать предельную продолжительность рабочего времени и правильно отражать фактически отработанное работником время в табеле учета. Например, если работнику-инвалиду, работающему посменно, установлена сокращенная продолжительность рабочего времени 35 часов в неделю, то график сменности должен быть составлен таким образом, чтобы не возникало переработок. При этом в табеле нужно вести учет отработанных часов, количество которых должно соответствовать норме рабочего времени, установленной для такого работника.

Поденный и недельный учет рабочего времени

При поденном учете рабочего времени ежедневная продолжительность работы одинакова, т.е. установленная норма не может меняться в разные дни недели и время, отработанное сверх этой нормы, признается сверхурочным и подлежит компенсации. Такой учет в первую очередь применяется к той категории работников, которым законом установлена предельная продолжительность ежедневной работы (смены).

Недельный учет рабочего времени применяется, если в зависимости от специфики работы может быть соблюдена только ее еженедельная продолжительность, а время ежедневной работы или смены регулируется графиком. При этом также ведется учет продолжительности ежедневной работы, но подсчет возможных сверхурочных работ производится только после окончания учетного периода — недели.

Суммированный учет рабочего времени

Суммированный учет рабочего времени допустимо вводить в тех случаях, когда невозможно соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени в отношении определенных категорий работников в силу специфики производства (работы) организации либо отдельных видов выполняемых работ. При суммированном учете рабочего времени учетный период может составлять месяц, квартал или другой период, но не более одного года.

Если работники заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, учетный период не может превышать трех месяцев. Если по причинам сезонного и (или) технологического характера установленную продолжительность рабочего времени невозможно соблюдать в течение трех месяцев, учетный период допускается увеличить, но не более чем до одного года. Возможность данного увеличения должна быть предусмотрена отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором.

Определение нормы рабочего времени при суммированном учете

Отметим, что продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов, который определяется исходя из предусмотренной для отдельной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Это следует из содержания ч. 1, 3 ст. 104 ТК РФ. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 №588н в соответствии с ч. 3 ст. 91 ТК РФ.

Работодатель должен организовать рабочий процесс так, чтобы норма рабочего времени была отработана работником за установленный учетный период. При этом в каждом из дней или в каждой неделе учетного периода длительность рабочего времени может меняться. Увеличение времени работы в какой-либо день или неделю компенсируется уменьшением рабочего времени в другие дни или недели учетного периода.

Например, если учетный период установлен в один месяц, работник при нормальной продолжительности рабочего времени, равной 40 часам в неделю, должен отработать в марте 2015 г. 168 часов. В этом случае неважно, отработал он 40 часов в определенную неделю месяца или нет.

Исключение составляют отдельные категории работников, продолжительность рабочего дня (смены) которых не может превышать предусмотренной в законе, что определено в ст. 94 ТК РФ.

Категории работников, которым установлена предельная норма ежедневной работы

Если работник работает неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Например, беременной женщине по ее просьбе установлено неполное рабочее время — 20 часов в неделю. При учетном периоде в один месяц работница в апреле 2015 г. должна отработать 87 часов (20 часов в неделю / 5 рабочих дней в неделю x 22 рабочих дня — 1 час (согласно ч. 1 ст. 95 ТК РФ рабочий день 30.04.2015 сокращается на 1 час, так как он непосредственно предшествует нерабочему праздничному дню 01.05.2015)).

Для находящихся в отпуске или временно нетрудоспособных работников норма рабочего времени уменьшается на время отсутствия работника, поскольку отпуск и период временной нетрудоспособности не относятся к рабочему времени.

Для работников, находящихся в командировке, норма рабочего времени уменьшается на время нахождения в командировке, поскольку ее период в силу функционального назначения хотя и приравнивается к рабочему времени, но не является таковым.

Например, работнику установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один квартал. Норма рабочего времени за I квартал 2015 г. составляет 440 часов. С 01.02.2015 по 14.02.2015 работник отсутствовал по причине временной нетрудоспособности, а с 03.03.2015 по 06.03.2015 находился в командировке. С 01.02.2015 по 14.02.2015 в соответствии с графиком сменности он должен был отработать 66 часов, а с 03.03.2015 по 06.03.2015 — 22 часа. Норма рабочего времени для такого работника за I квартал 2015 г. уменьшится на 88 часов и составит 352 часа.

Суммированный учет рабочего времени применяется, например, при сменной работе, работе в режиме гибкого рабочего времени, вахтовом методе работы.

Введение суммированного учета рабочего времени

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников.

Если суммированный учет рабочего времени не был предусмотрен ПВТР изначально, то изменения в данный акт вносятся в порядке, установленном для принятия ПВТР.

Для отдельных категорий работников суммированный учет рабочего времени устанавливается на основании нормативных правовых актов органов исполнительной власти. Например, п. 4 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников организаций, осуществляющих добычу драгоценных металлов и драгоценных камней из россыпных и рудных месторождений, предусматривает, что для таких работников устанавливается суммированный учет рабочего времени с учетным периодом, равным одному году. Суммированный учет рабочего времени в соответствии с Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха членов экипажей (гражданского персонала) судов обеспечения Вооруженных Сил Российской Федерации устанавливается лицам, на которых распространяется действие данного Положения.

Важно! Работодатель обязан отразить порядок введения суммированного учета рабочего времени в ПВТР даже при наличии нормативного акта об установлении суммированного учета рабочего времени для отдельных категорий работников.

График работ при суммированном учете рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени наличие графика работ обязательно, поскольку работник должен знать заранее, каким будет режим его работы (например, скользящий график в условиях гибкого рабочего времени). Следует различать график сменности при соответствующей работе от иных графиков работ, применение которых связано с введением суммированного учета рабочего времени (например, при работе в одну смену).

Вводиться в действие график работ может приказом руководителя организации. Трудовой кодекс РФ не содержит норм, определяющих срок и форму ознакомления с графиками работ, при которых также вводится суммированный учет рабочего времени, в отличие от графика сменности. Поэтому в ПВТР при определении порядка введения суммированного учета рабочего времени целесообразно установить порядок ознакомления с указанным графиком.

При отказе работника от подписи в подтверждение ознакомления с графиком работ работодателю следует составить соответствующий акт.

Табель учета рабочего времени

Частью 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени (№Т-12 и №Т-13).

При любой продолжительности рабочего времени независимо от установленных режимов рабочее время может отражаться в табеле учета рабочего времени двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Выбор способа учета зависит от применяемого режима рабочего времени. Так, при постоянной (неизменной) продолжительности рабочего дня (смены) можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или ПВТР определено количество рабочих часов на каждый день работы.

При суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может отклоняться от нормы, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности рабочего времени.

Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченное на это лицо. Если указанный табель по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

При составлении табеля необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Указания по применению).

Согласно абз. 9 п. 2 Указаний по применению при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях, в верхних строках (графах) табеля проставляются только коды условных обозначений, а нижние строки (графы) остаются пустыми.

Например, форма №Т-13 заполняется по следующим правилам: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность рабочего времени. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Составленный табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию. Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы.